Mở nhà thuốc: Lộ trình chuẩn bị từ kế hoạch đến khai trương

Để mở nhà thuốc, bạn cần chuẩn bị đồng bộ kế hoạch kinh doanh, nguồn vốn, mặt bằng, nhân sự, nguồn hàng và hệ thống quản lý cũng như đảm bảo các yêu cầu pháp lý trước khi hoạt động. Đây là những công việc có quan hệ chặt chẽ với nhau khi mặt bằng ảnh hưởng đến chi phí đầu tư, giờ mở cửa phụ thuộc vào nhân sự, còn danh mục hàng ban đầu cần phù hợp với khách hàng và khả năng xoay vòng vốn.

Do đó, bài viết của Nghề Dược sẽ giúp bạn sắp xếp từng việc theo trình tự, xác định kết quả cần có ở mỗi giai đoạn. Đồng thời, bài viết cũng hỗ trợ xây dựng bảng kế hoạch mở nhà thuốc phù hợp với điều kiện thực tế.

Lộ trình mở nhà thuốc và bảng kế hoạch công việc

Trước khi bắt đầu mua sắm hoặc ký hợp đồng, bạn nên xác định những điều kiện cần đáp ứng và các quyết định có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình chuẩn bị. Khi mỗi công việc đều có người phụ trách, thời hạn và kết quả cụ thể, bạn sẽ dễ theo dõi tiến độ và nhận ra những phần còn thiếu.

Kiểm tra điều kiện ban đầu trước khi đầu tư

Điểm đầu tiên cần làm rõ trong quá trình mở nhà thuốc là vai trò của người đầu tư, người quản lý vận hành và người chịu trách nhiệm chuyên môn về dược. Nếu một người đảm nhiệm nhiều vai trò, bạn vẫn cần kiểm tra riêng điều kiện chuyên môn và khả năng bố trí thời gian cho từng công việc.

Cùng với nhân sự, bạn cần xem xét khả năng tài chính, khu vực dự kiến kinh doanh và thời gian có thể dành cho quá trình chuẩn bị. Đây là cơ sở để lựa chọn quy mô phù hợp, tránh đầu tư mặt bằng hoặc trang thiết bị trước khi xác định được phương án vận hành.

Trước khi chuyển sang các khoản chi lớn, hãy trả lời đầy đủ những câu hỏi liên quan đến người phụ trách, nguồn lực và điều kiện hoạt động. Các câu trả lời nên được ghi lại trong kế hoạch để có thể đối chiếu khi lựa chọn mặt bằng, tuyển dụng hoặc điều chỉnh ngân sách.

• Ai là người chịu trách nhiệm chuyên môn và đã đáp ứng điều kiện tương ứng chưa?
• Ai trực tiếp quản lý công việc hằng ngày và theo dõi tiến độ chuẩn bị?
• Tổng nguồn vốn có thể sử dụng là bao nhiêu, trong đó phần nào dành cho duy trì hoạt động?
• Nhà thuốc dự kiến phục vụ nhóm khách hàng nào, tại khu vực nào?
• Giờ mở cửa dự kiến có phù hợp với khả năng bố trí nhân sự không?
• Những yêu cầu nào cần xác nhận với cơ quan tiếp nhận hồ sơ tại địa phương?

Bảng kế hoạch các bước mở nhà thuốc

Bảng dưới đây sắp xếp các nhóm công việc theo lộ trình chuẩn bị, từ kiểm tra điều kiện ban đầu đến khai trương và thực hiện nghĩa vụ sau khi được cấp phép. Một số việc có thể triển khai song song nhưng cần xác định rõ việc nào phải hoàn tất trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo.

Giai đoạn	Công việc cần thực hiện	Đầu ra cần có
1. Kiểm tra điều kiện ban đầu	Xác định mô hình, người chịu trách nhiệm chuyên môn và nguồn lực	Danh sách điều kiện đã đáp ứng, điều kiện còn thiếu và phương án hoàn thiện
2. Lập kế hoạch kinh doanh	Xác định khách hàng, khu vực phục vụ và quy mô dự kiến	Bản kế hoạch kinh doanh làm cơ sở lựa chọn mặt bằng, nhân sự và danh mục hàng
3. Lập ngân sách	Tách chi phí đầu tư, tiền nhập hàng và vốn duy trì	Bảng ngân sách theo hạng mục, nguồn tiền và thời điểm thanh toán
4. Chọn mặt bằng	Khảo sát, so sánh và kiểm tra khả năng bố trí nhà thuốc	Bảng đánh giá mặt bằng và phương án thuê phù hợp
5. Thiết kế bố trí	Phân chia khu vực theo công năng và yêu cầu hoạt động	Bản vẽ bố trí các khu vực
6. Chuẩn bị nhân sự	Tuyển dụng, kiểm tra hồ sơ và bố trí lịch làm việc	Sơ đồ nhân sự, danh sách nhân sự, hồ sơ chuyên môn và lịch làm việc
7. Chuẩn bị trang thiết bị	Lựa chọn, lắp đặt và kiểm tra thiết bị	Danh mục trang thiết bị, hồ sơ hiệu chuẩn và phương án theo dõi điều kiện bảo quản
8. Xây dựng quy trình	Soạn quy trình thao tác chuẩn, biểu mẫu và hướng dẫn thực hiện	Danh mục SOP, tài liệu, sổ sách và hồ sơ đào tạo
9. Chuẩn bị công nghệ	Lắp internet, máy tính và phần mềm quản lý	Hệ thống được kiểm tra chức năng quản lý, liên thông và cập nhật dữ liệu
10. Chuẩn bị nguồn hàng	Đánh giá nhà cung cấp và lập danh mục hàng ban đầu	Danh sách nhà cung cấp, hồ sơ liên quan và kế hoạch nhập hàng
11. Hoàn thiện pháp lý	Chuẩn bị hồ sơ, tự kiểm tra và thực hiện thủ tục	Hồ sơ đề nghị cấp giấy chứng nhận, tài liệu kỹ thuật và bản tự kiểm tra GPP
12. Kiểm tra trước khai trương	Đối chiếu điều kiện pháp lý và khả năng vận hành	Danh sách kiểm tra đã hoàn tất, các vấn đề tồn đọng đã được xử lý
13. Khai trương và theo dõi	Tổ chức hoạt động, theo dõi vận hành và thực hiện nghĩa vụ sau cấp phép	Hồ sơ vận hành, thông báo thuộc diện phải thực hiện và kế hoạch điều chỉnh

Để sử dụng bảng này trong công việc, bạn nên bổ sung các cột người phụ trách, thời hạn, công việc phụ thuộc, ngân sách dự kiến, chi phí thực tế và trạng thái. Mỗi đầu việc chỉ nên được đánh dấu hoàn thành khi đã có tài liệu, kết quả kiểm tra hoặc căn cứ phù hợp để đối chiếu.

Lập kế hoạch kinh doanh và dự trù vốn mở nhà thuốc

Kế hoạch kinh doanh giúp bạn xác định cách phục vụ khách hàng, còn ngân sách cho biết phương án đó có phù hợp với nguồn lực hiện có hay không. Hai phần này cần được xây dựng cùng nhau để tránh lựa chọn quy mô vượt khả năng duy trì trong giai đoạn đầu.

Xác định khách hàng, khu vực và quy mô dự kiến

Trước khi tìm cách mở nhà thuốc tây tại địa điểm cụ thể, bạn nên xác định nhóm khách hàng dự kiến phục vụ và đặc điểm sinh hoạt của khu vực. Việc quan sát nhu cầu, khả năng tiếp cận và các nhà thuốc xung quanh sẽ giúp bạn lựa chọn mặt bằng, giờ mở cửa và danh mục hàng có cơ sở hơn.

Kết quả khảo sát nên được ghi lại theo những tiêu chí có thể so sánh giữa các địa điểm, thay vì chỉ dựa vào cảm giác đông người hoặc vị trí đẹp. Bạn có thể bắt đầu bằng các câu hỏi gắn trực tiếp với hoạt động dự kiến của nhà thuốc:

• Nhóm khách hàng chính tại khu vực là ai?
• Khách hàng có thể tiếp cận, dừng xe và nhận biết nhà thuốc thuận tiện không?
• Những khung giờ nào phù hợp với nhu cầu của khu vực?
• Các nhà thuốc lân cận đang phục vụ khách hàng như thế nào?
• Quy mô mặt bằng và nhân sự nào phù hợp với nguồn vốn hiện có?
• Danh mục hàng ban đầu cần đáp ứng những nhu cầu nào trong phạm vi được phép kinh doanh?

Từ các thông tin đã thu thập, bạn có thể xây dựng phương án kinh doanh ban đầu và điều chỉnh dần khi có dữ liệu hoạt động thực tế. Những nhận định về doanh thu hoặc nhu cầu chưa được kiểm chứng cần được xem là giả định lập kế hoạch, không phải kết quả chắc chắn.

Tách vốn đầu tư ban đầu và tiền duy trì hoạt động

Khi tính vốn mở nhà thuốc, bạn cần tính cả số tiền chuẩn bị trước khai trương và khoản tiền duy trì trong thời gian hoạt động chưa ổn định. Nếu chỉ cộng chi phí thuê, sửa chữa và nhập hàng, kế hoạch tài chính có thể bỏ sót những khoản phải thanh toán đều đặn sau khi mở cửa.

Bạn nên lấy báo giá theo từng hạng mục, đồng thời ghi rõ khoản nào thanh toán một lần và khoản nào phát sinh định kỳ. Bảng dưới đây giúp phân nhóm chi phí để thuận tiện cho việc đối chiếu báo giá và sắp xếp thời điểm sử dụng vốn.

Nhóm chi phí	Nội dung cần dự trù	Căn cứ lập dự toán
Mặt bằng	Tiền đặt cọc, tiền thuê và các khoản liên quan theo hợp đồng	Điều khoản thuê, thời hạn thanh toán và báo giá thực tế
Cải tạo, bố trí	Sửa chữa, hệ thống điện, chiếu sáng, quầy kệ và biển hiệu	Bản vẽ bố trí, khối lượng công việc và báo giá
Thiết bị bảo quản	Thiết bị kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm và thiết bị bảo quản đặc thù nếu cần	Điều kiện mặt bằng, yêu cầu bảo quản và danh mục hàng
Thiết bị theo dõi	Nhiệt kế, ẩm kế, thiết bị theo dõi nhiệt độ tự ghi và hiệu chuẩn	Danh mục thiết bị, báo giá và yêu cầu hiệu chuẩn
Công nghệ	Máy tính, phần mềm, internet và thiết bị hỗ trợ	Báo giá, phí triển khai và phí sử dụng định kỳ
Hàng hóa ban đầu	Hàng nhập theo danh mục và số lượng dự kiến	Báo giá nhà cung cấp, điều kiện thanh toán và kế hoạch tồn kho
Nhân sự	Tuyển dụng, tiền lương và đào tạo	Phương án nhân sự, lịch làm việc và thỏa thuận liên quan
Hồ sơ, thủ tục	Phí, lệ phí và dịch vụ thuê ngoài nếu có	Biểu phí hiện hành, thông tin thủ tục hành chính được công bố và hợp đồng dịch vụ nếu có
Khai trương	Vật dụng, thông tin giới thiệu và các hoạt động dự kiến	Kế hoạch triển khai và báo giá
Vốn duy trì, dự phòng	Chi phí vận hành, bổ sung hàng và phát sinh	Kế hoạch dòng tiền, nghĩa vụ thanh toán và mức dự phòng đã chọn

Trong bảng ngân sách, “thông tin thủ tục hành chính được công bố” là căn cứ để tra cứu yêu cầu và khoản thu liên quan, không phải tên một thủ tục “công bố nhà thuốc”. Khi hoàn thiện dự toán, bạn cần ghi đúng khoản phải nộp hoặc dịch vụ sử dụng để tránh nhầm lẫn giữa chi phí bắt buộc và chi phí lựa chọn.

Kiểm tra khả năng duy trì khi doanh thu thấp hơn dự kiến

Sau khi lập ngân sách, bạn nên kiểm tra phương án tài chính trong trường hợp doanh thu thấp hơn dự kiến hoặc hàng hóa bán chậm hơn kế hoạch. Việc này giúp nhận diện thời điểm có thể thiếu tiền thanh toán, ngay cả khi nhà thuốc vẫn còn hàng trong kho.

Một cách theo dõi cơ bản là lập bảng dòng tiền theo từng kỳ, thể hiện số tiền đầu kỳ, khoản thực thu và khoản thực chi. Bạn cần cập nhật theo thời điểm thu, trả thực tế, đồng thời phân biệt tiền mặt sẵn có với giá trị hàng tồn kho.

Tiền cuối kỳ = Tiền đầu kỳ + Tiền thực thu trong kỳ − Tiền thực chi trong kỳ.

Khi kết quả cho thấy nguồn tiền dự phòng không đủ, bạn nên xem lại quy mô đầu tư, lượng hàng nhập hoặc những khoản có thể triển khai muộn hơn. Việc điều chỉnh cần giữ đầy đủ các điều kiện bắt buộc về nhân sự, bảo quản và hoạt động chuyên môn của nhà thuốc.

Chọn mặt bằng và chuẩn bị cơ sở vật chất phù hợp

Mặt bằng cần đáp ứng đồng thời yêu cầu tiếp cận khách hàng, khả năng bố trí công năng và điều kiện bảo quản trong quá trình hoạt động. Vì vậy, quyết định thuê nên được đưa ra sau khi bạn đã xem xét phương án bố trí và các chi phí cải tạo liên quan.

Khảo sát và so sánh mặt bằng trước khi ký thuê

Một mặt bằng có giá thuê phù hợp vẫn có thể làm tăng tổng chi phí nếu cần cải tạo nhiều hoặc khó kiểm soát điều kiện bảo quản. Bạn nên khảo sát trực tiếp và đối chiếu các lựa chọn theo cùng một nhóm tiêu chí trước khi quyết định.

Bên cạnh vị trí, hãy xem kỹ điều khoản hợp đồng và khả năng sử dụng mặt bằng trong suốt thời gian dự kiến kinh doanh. Những nội dung chưa rõ cần được trao đổi trước khi ký để hạn chế ảnh hưởng đến tiến độ chuẩn bị.

Tiêu chí	Nội dung cần xem xét
Khả năng tiếp cận	Mức độ dễ tìm, lối vào, vị trí dừng xe và khả năng nhận biết nhà thuốc
Khả năng bố trí	Không gian cho các khu vực hoạt động và luồng di chuyển phù hợp
Điều kiện bảo quản	Nắng chiếu, nguồn nhiệt, độ ẩm và khả năng lắp thiết bị kiểm soát
Hạ tầng	Điện, internet và vị trí lắp đặt các thiết bị cần thiết
Chi phí thực tế	Tiền thuê, đặt cọc, cải tạo và các khoản phát sinh theo hợp đồng
Điều khoản thuê	Thời hạn, tăng giá, sửa chữa, chấm dứt và các quyền sử dụng mặt bằng

Sau khi chọn được phương án phù hợp, bạn nên hoàn thiện bản vẽ bố trí trước khi đặt quầy kệ và triển khai cải tạo. Cách làm này giúp thiết bị, khu vực bảo quản và vị trí làm việc được sắp xếp thống nhất ngay từ đầu.

Lập sơ đồ bố trí và chuẩn bị thiết bị bảo quản

Sơ đồ bố trí cần phản ánh cách nhà thuốc dự kiến hoạt động và phù hợp với các yêu cầu tiêu chuẩn GPP (thực hành tốt cơ sở bán lẻ thuốc) áp dụng cho cơ sở. GPP là bộ nguyên tắc, tiêu chuẩn về các yêu cầu cơ sở vật chất, nhân sự và quy trình cần được triển khai đồng bộ.

Với điều kiện bảo quản, bạn phải đối chiếu cả yêu cầu chung của nhà thuốc và hướng dẫn ghi trên nhãn từng thuốc. Các mốc nhiệt độ, độ ẩm dưới đây không thay thế điều kiện bảo quản riêng của thuốc có yêu cầu đặc thù.

Nội dung	Yêu cầu cần đưa vào kế hoạch
Điều kiện phòng bảo quản	Nhiệt độ không quá 30°C, độ ẩm không quá 75%
Điều kiện theo nhãn	Bảo quản phù hợp với yêu cầu ghi trên nhãn thuốc
Thiết bị đo	Có nhiệt kế, ẩm kế và thực hiện hiệu chuẩn định kỳ theo quy định
Thiết bị tự ghi	Với nhà thuốc mở mới, chuẩn bị ít nhất một thiết bị theo dõi nhiệt độ tự ghi
Bảo quản đặc thù	Có thiết bị phù hợp nếu kinh doanh thuốc yêu cầu điều kiện bảo quản tương ứng

Các yêu cầu này được thể hiện trong tiêu chuẩn GPP đối với nhà thuốc tại văn bản hợp nhất Thông tư về thực hành tốt cơ sở bán lẻ thuốc. 

Khi lập danh mục thiết bị, bạn cần tính cả việc lắp đặt, theo dõi, lưu hồ sơ và xử lý khi điều kiện bảo quản vượt giới hạn. Thiết bị chỉ phát huy vai trò khi nhân sự biết sử dụng và thực hiện đầy đủ công việc kiểm tra trong quá trình vận hành.

4. Chuẩn bị nhân sự và phân công trách nhiệm

Nhân sự cần được bố trí theo công việc thực tế và thời gian hoạt động, thay vì chỉ xác định số người có mặt tại quầy. Ngay từ giai đoạn tuyển dụng, bạn nên làm rõ yêu cầu chuyên môn, phạm vi nhiệm vụ và cách bàn giao giữa các ca.

Xác định yêu cầu chuyên môn cho từng vị trí

Người chịu trách nhiệm chuyên môn về dược tại nhà thuốc phải có bằng dược sĩ đại học và Chứng chỉ hành nghề dược phù hợp, đồng thời đáp ứng các điều kiện theo quy định. Khi lựa chọn nhân sự, bạn cần kiểm tra đầy đủ hồ sơ tương ứng với vai trò dự kiến đảm nhiệm.

Đối với người trực tiếp bán lẻ thuốc tại nhà thuốc, yêu cầu trình độ là bằng chuyên môn về dược từ trung cấp trở lên. Người làm công tác dược lâm sàng và người pha chế thuốc phải có bằng tốt nghiệp đại học ngành dược theo yêu cầu GPP. Nguồn: Văn bản hợp nhất quy định GPP.

Từ các yêu cầu này, bạn nên xây dựng mô tả công việc và danh sách hồ sơ cần kiểm tra cho từng vị trí tuyển dụng. Việc phân công cũng cần làm rõ người phụ trách nhập hàng, bảo quản, kiểm kê, cập nhật dữ liệu và xử lý các tình huống phát sinh.

Bố trí giờ mở cửa phù hợp với nhân sự chuyên môn

Giờ mở cửa cần được xây dựng trên khả năng bố trí người chịu trách nhiệm chuyên môn, bởi người này phải có mặt trong toàn bộ thời gian hoạt động của nhà thuốc. Khi dự kiến mở cửa nhiều ca, bạn cần chuẩn bị phương án nhân sự phù hợp trước khi công bố thời gian phục vụ khách hàng.

Trường hợp người chịu trách nhiệm chuyên môn vắng mặt, việc bố trí người thay thế phải tuân thủ yêu cầu về ủy quyền và điều kiện hành nghề. Các mốc thời gian dưới đây cần được đưa vào phương án quản lý nhân sự để chủ động xử lý khi phát sinh.

Tình huống	Yêu cầu cần thực hiện
Vắng mặt tại nhà thuốc	Ủy quyền bằng văn bản cho người có Chứng chỉ hành nghề dược phù hợp chịu trách nhiệm chuyên môn
Vắng mặt trên 30 ngày	Sau khi ủy quyền, người chịu trách nhiệm chuyên môn phải báo cáo cơ quan chuyên môn về y tế của tỉnh
Vắng mặt trên 180 ngày	Cơ sở phải làm thủ tục đề nghị cấp mới Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược và chỉ được hoạt động sau khi được cấp giấy chứng nhận mới

Nội dung về sự có mặt, ủy quyền và các mốc vắng mặt được quy định trong văn bản hợp nhất về GPP.

Đào tạo và thống nhất cách làm trước khai trương

Trước khi nhà thuốc hoạt động, nhân sự cần được hướng dẫn các quy trình liên quan đến nhiệm vụ và thực hành trên hệ thống dự kiến sử dụng. Nội dung đào tạo nên bao gồm bán thuốc, tiếp nhận hàng, theo dõi bảo quản, sử dụng phần mềm và xử lý thuốc có vấn đề về chất lượng.

Bạn cũng cần thống nhất cách bàn giao giữa các ca, người tiếp nhận vấn đề phát sinh và nơi lưu hồ sơ để thuận tiện tra cứu. Kết quả đào tạo nên được ghi nhận cũng như kiểm tra lại những thao tác có thể ảnh hưởng đến chất lượng thuốc hoặc tính chính xác của dữ liệu.

Chuẩn bị nguồn hàng, phần mềm và quy trình thao tác chuẩn

Nguồn hàng, phần mềm và quy trình cần được chuẩn bị cùng nhau để nhà thuốc có thể quản lý thuốc xuyên suốt từ nhập đến bán. Nếu từng phần được lựa chọn riêng lẻ mà chưa kiểm tra cách phối hợp, việc vận hành có thể phát sinh sai lệch hoặc phải điều chỉnh sau khai trương.

Lựa chọn nhà cung cấp và danh mục hàng ban đầu

Khi chuẩn bị mở cửa hàng thuốc tây, bạn nên đánh giá nhà cung cấp dựa trên điều kiện kinh doanh, hồ sơ hàng hóa và khả năng đáp ứng nhu cầu. Giá nhập cần được xem cùng với nguồn gốc, chứng từ, điều kiện giao nhận và chính sách xử lý hàng có vấn đề.

Bạn nên ghi lại các tiêu chí đánh giá để có thể so sánh nhà cung cấp theo cùng một cách và lưu căn cứ lựa chọn. Danh sách dưới đây tập trung vào những nội dung ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hóa và quá trình quản lý.

• Điều kiện kinh doanh và thông tin pháp lý của nhà cung cấp.
• Nguồn gốc, hóa đơn và chứng từ liên quan đến hàng hóa.
• Khả năng cung ứng theo danh mục và thời gian giao hàng.
• Điều kiện vận chuyển, giao nhận và kiểm tra khi nhập.
• Hạn dùng, chính sách đổi trả, xử lý khiếu nại và phối hợp thu hồi.
• Điều kiện thanh toán và những nghĩa vụ kèm theo.

Danh mục hàng ban đầu cần phù hợp với phạm vi kinh doanh, nhu cầu dự kiến và số vốn dành cho hàng tồn kho. Bạn nên lập kế hoạch theo từng nhóm hàng, theo dõi tốc độ bán sau khai trương rồi điều chỉnh, tránh nhập số lượng lớn chỉ vì ưu đãi tại thời điểm mua.

Chuẩn bị phần mềm, internet và khả năng liên thông dữ liệu

Phần mềm cần hỗ trợ quản lý hoạt động thực tế của nhà thuốc, đồng thời đáp ứng yêu cầu theo dõi và cập nhật dữ liệu liên quan. Khi lựa chọn, bạn nên kiểm tra các chức năng quản lý nhập, xuất, tồn kho, số lô, hạn dùng và khả năng truy xuất thông tin.

Theo Thông tư 11/2025/TT-BYT, việc liên thông và cập nhật đầy đủ dữ liệu được thực hiện từ 01/01/2026, vì vậy đây là mốc cần đưa vào kế hoạch chuẩn bị hệ thống. Cần phân biệt mốc này với ngày có hiệu lực của Thông tư là 01/07/2025. Nguồn: Văn bản hợp nhất, phần ghi chú hiệu lực của Thông tư 11/2025/TT-BYT.

Trước khi sử dụng chính thức, bạn nên yêu cầu nhà cung cấp hướng dẫn và kiểm tra trực tiếp các thao tác cần thiết trên hệ thống. Việc xác nhận khả năng liên thông cần dựa trên kết quả triển khai và kiểm tra phù hợp, thay vì chỉ dựa vào mô tả quảng cáo của phần mềm.

Cùng với phần mềm, hãy xác định người phụ trách cập nhật dữ liệu, cách xử lý khi mất kết nối và phương án bảo vệ thông tin. Những nội dung này cần được thống nhất với nhân sự để dữ liệu được duy trì đầy đủ trong quá trình hoạt động.

Xây dựng SOP gắn với công việc hằng ngày

SOP là quy trình thao tác chuẩn, giúp nhân sự thực hiện công việc theo cách thống nhất và có căn cứ kiểm tra khi phát sinh vấn đề. Nội dung quy trình cần phù hợp với cách bố trí, thiết bị và phạm vi hoạt động thực tế của nhà thuốc.

Theo yêu cầu GPP, nhà thuốc cần xây dựng và thực hiện các quy trình tối thiểu liên quan đến mua, bán, bảo quản và xử lý thuốc. Khi lập danh mục, bạn cần bảo đảm có đầy đủ những nhóm quy trình dưới đây.

• Mua thuốc và kiểm soát chất lượng.
• Bán thuốc, thông tin và tư vấn sử dụng thuốc phải kê đơn.
• Bán thuốc, thông tin và tư vấn sử dụng thuốc không kê đơn.
• Bảo quản và theo dõi chất lượng.
• Giải quyết đối với thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi.

Nếu nhà thuốc có pha chế theo đơn hoặc có hoạt động liên quan khác, cần bổ sung quy trình tương ứng với phạm vi thực hiện. Danh mục tối thiểu và yêu cầu liên quan được quy định tại văn bản hợp nhất về GPP.

Sau khi xây dựng, từng quy trình cần được hướng dẫn cho nhân sự phụ trách và kiểm tra khả năng áp dụng trong công việc. Bạn nên chuẩn bị kèm biểu mẫu, sổ theo dõi hoặc hồ sơ cần lưu để nhân sự có thể thực hiện đầy đủ ngay từ đầu.

Hoàn thiện hồ sơ, tự kiểm tra GPP và chuẩn bị khai trương

Giai đoạn hoàn thiện hồ sơ cần được triển khai dựa trên cơ sở vật chất, nhân sự và quy trình đã chuẩn bị thực tế tại nhà thuốc. Việc đối chiếu đồng thời giữa hồ sơ và hiện trạng sẽ giúp bạn phát hiện những điểm chưa thống nhất trước khi thực hiện thủ tục.

Chuẩn bị tài liệu kỹ thuật và bản tự kiểm tra GPP

Hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược được sử dụng làm căn cứ đánh giá đáp ứng GPP, không yêu cầu nộp thêm một bộ hồ sơ riêng để đánh giá GPP. Tuy nhiên, việc chuẩn bị hoặc nộp hồ sơ chưa đồng nghĩa với việc cơ sở đã đủ điều kiện bắt đầu kinh doanh. Nguồn: Quy định về hồ sơ đánh giá GPP.

Đối với phần tài liệu kỹ thuật, bạn nên kiểm tra từng nhóm tài liệu và đối chiếu với người, thiết bị, khu vực đang có tại cơ sở. Bảng dưới đây giúp cụ thể hóa đầu ra cần hoàn thành trong kế hoạch, nhưng không thay thế toàn bộ thành phần hồ sơ pháp lý.

Nhóm tài liệu	Nội dung cần chuẩn bị
Nhân sự	Sơ đồ nhân sự; danh sách nhân sự với họ tên, chức danh và trình độ chuyên môn
Bố trí cơ sở	Bản vẽ bố trí các khu vực của nhà thuốc
Trang thiết bị	Danh mục thiết bị, bao gồm máy tính và phần mềm có kết nối mạng
Hệ thống tài liệu	Danh mục quy định, sổ sách, tài liệu và các quy trình thao tác chuẩn
Tự kiểm tra	Bản tự kiểm tra GPP theo bảng kiểm phù hợp

Thành phần hồ sơ đề nghị cấp giấy chứng nhận cần được đối chiếu với Điều 38 Luật Dược và Điều 20 Nghị định 163/2025/NĐ-CP. Khi chuẩn bị quy trình mở nhà thuốc GPP, bạn cần kiểm tra quy định áp dụng cùng thông tin thủ tục hành chính tại địa phương, thay vì chỉ sử dụng một danh sách hồ sơ cũ.

Xác nhận cơ quan tiếp nhận và trình tự áp dụng tại địa phương

Từ 01/07/2025, cách gọi “Sở Y tế” trong quy định GPP được thay bằng “cơ quan chuyên môn về y tế của tỉnh” theo nội dung sửa đổi. Trong khi đó, Nghị định 163/2025/NĐ-CP vẫn sử dụng tên “Sở Y tế” tại quy định liên quan đến tiếp nhận hồ sơ cơ sở bán lẻ thuốc.

Khi thực hiện thủ tục, bạn nên tra cứu cơ quan tiếp nhận, hình thức nộp và hướng dẫn đang được công bố tại tỉnh nơi đặt nhà thuốc. Cách kiểm tra này giúp xác định đúng đầu mối thực hiện, đồng thời tránh nhầm lẫn do tên gọi xuất hiện khác nhau giữa các văn bản.

Một số nội dung trong văn bản hợp nhất về GPP còn dẫn chiếu Nghị định 54/2017/NĐ-CP, nên cần đối chiếu với Nghị định 163/2025/NĐ-CP khi xác định hồ sơ và trình tự. Thông tư 31/2025/TT-BYT cũng cần được xem xét đối với các nội dung hướng dẫn Luật Dược và Nghị định 163.

Thời gian thực hiện cần được xác định theo thủ tục và trường hợp hồ sơ cụ thể, có tính đến khả năng phải bổ sung hoặc khắc phục. Vì vậy, bạn nên gắn kế hoạch khai trương với kết quả hoàn thành thực tế, tránh ấn định ngày mở cửa chỉ dựa trên thời điểm nộp hồ sơ.

Kiểm tra mức độ sẵn sàng trước khi khai trương

Trước khi khai trương, bạn cần kiểm tra cả điều kiện pháp lý và khả năng thực hiện công việc của nhân sự trên hệ thống đã chuẩn bị. Những vấn đề chưa hoàn tất nên được giao người xử lý, xác định thời hạn và kiểm tra lại trước khi xác nhận sẵn sàng.

Bảng kiểm cuối cùng cần bám vào những điều kiện ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động, thay vì chỉ kiểm tra quầy kệ và lượng hàng trưng bày. Bạn có thể sử dụng các nhóm dưới đây để đối chiếu với hồ sơ và kết quả chuẩn bị tại nhà thuốc.

Nhóm kiểm tra	Nội dung cần xác nhận
Pháp lý	Đã hoàn thành các yêu cầu cần thiết để được hoạt động trong phạm vi được phép
Nhân sự	Có lịch làm việc, phân công nhiệm vụ và phương án xử lý khi người chịu trách nhiệm chuyên môn vắng mặt
Bảo quản	Thiết bị hoạt động phù hợp, có theo dõi điều kiện bảo quản và hồ sơ liên quan
Phần mềm	Đã kiểm tra quản lý hàng hóa, liên thông và cập nhật dữ liệu
SOP	Nhân sự đã được hướng dẫn và có tài liệu, biểu mẫu để thực hiện
Hàng hóa	Đã kiểm tra nguồn gốc, chứng từ, số lô, hạn dùng và sắp xếp phù hợp
Khai trương	Thông tin phục vụ, phân công công việc và phương án hỗ trợ khách hàng đã rõ ràng

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược, cơ sở kinh doanh dược, trừ nhà thuốc thuộc chuỗi nhà thuốc, còn phải thực hiện thông báo theo quy định tại Thông tư 31/2025/TT-BYT. Nội dung thông báo là danh sách người có Chứng chỉ hành nghề dược đang hành nghề tại cơ sở, gửi cơ quan chuyên môn về y tế của tỉnh trong 15 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận hoặc khi có thay đổi.

Trong giai đoạn đầu hoạt động, bạn nên theo dõi dòng tiền, tồn kho, công việc của nhân sự và những vấn đề khách hàng thường gặp. Các thông tin này là cơ sở để điều chỉnh danh mục hàng, phân công công việc và kế hoạch vận hành sau khai trương.

Câu hỏi thường gặp khi mở nhà thuốc

Mở nhà thuốc cần bao nhiêu tiền?

Số vốn mở nhà thuốc cần chuẩn bị phụ thuộc vào mặt bằng, quy mô đầu tư, danh mục hàng, phương án nhân sự và khoản tiền dành cho duy trì hoạt động. Bạn nên lập dự toán từ báo giá thực tế và kiểm tra dòng tiền, thay vì áp dụng một mức vốn chung cho mọi nhà thuốc.

Mở nhà thuốc có lãi không?

Khả năng có lãi của việc mở nhà thuốc phụ thuộc vào doanh thu, giá vốn, chi phí vận hành, mức tồn kho và khả năng quản lý của từng cơ sở. Trước khi đầu tư, bạn nên xây dựng phương án doanh thu, chi phí và dòng tiền theo nhiều tình huống để đánh giá khả năng duy trì.

Ít vốn có nên mở tiệm thuốc tây không?

Với nguồn vốn hạn chế, bạn cần lựa chọn mở nhà thuốc tây quy mô phù hợp và kiểm tra khả năng đáp ứng đầy đủ các điều kiện hoạt động bắt buộc. Bạn có thể cân nhắc giảm những khoản đầu tư chưa cần thiết nhưng vẫn phải bảo đảm yêu cầu về nhân sự, bảo quản và hoạt động chuyên môn.

Nên thuê mặt bằng trước hay chuẩn bị hồ sơ trước?

Bạn nên kiểm tra điều kiện ban đầu và yêu cầu đối với cơ sở trước khi ký thuê và triển khai mặt bằng, hồ sơ mở nhà thuốc theo trình tự phù hợp. Hồ sơ kỹ thuật cần phản ánh địa điểm, bố trí, thiết bị và nhân sự thực tế nên các phần này phải được chuẩn bị thống nhất.

Nên tìm nguồn hàng cho nhà thuốc ở đâu?

Khi mở nhà thuốc, bạn nên lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng điều kiện kinh doanh phù hợp, kiểm tra nguồn gốc, hóa đơn và chứng từ của hàng hóa. Khi so sánh, hãy xem thêm khả năng cung ứng, điều kiện bảo quản, thanh toán và chính sách phối hợp xử lý thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi.

Quy trình mở nhà thuốc tư nhân mất bao lâu?

Thời gian chuẩn bị mở nhà thuốc phụ thuộc vào mức độ sẵn sàng của mặt bằng, nhân sự, thiết bị, hồ sơ và kết quả thực hiện thủ tục liên quan. Bạn nên lập tiến độ theo từng đầu việc, có thời gian xử lý bổ sung hoặc khắc phục, thay vì áp dụng một thời hạn chung cho toàn bộ quá trình.

Để bắt đầu, hãy sao chép bảng kế hoạch trong bài và điền người phụ trách, thời hạn, ngân sách cùng kết quả cần có cho từng công việc. Khi đối chiếu bảng với nguồn lực thực tế, bạn sẽ xác định rõ việc có thể triển khai ngay và những điều kiện cần hoàn thiện trước khi đầu tư tiếp.

---

Tài liệu tham khảo

Văn bản	Thông tin
Luật 105/2016/QH13	Quốc hội ban hành ngày 06/4/2016
Luật 44/2024/QH15	Quốc hội ban hành ngày 21/11/2024, sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Dược
Nghị định 163/2025/NĐ-CP	Chính phủ ban hành ngày 29/6/2025, có hiệu lực từ 01/7/2025
Thông tư 02/2018/TT-BYT	Bộ Y tế ban hành ngày 22/01/2018, quy định về thực hành tốt cơ sở bán lẻ thuốc
Thông tư 12/2020/TT-BYT	Bộ Y tế ban hành ngày 22/6/2020, sửa đổi, bổ sung Thông tư 02/2018/TT-BYT
Thông tư 29/2020/TT-BYT	Bộ Y tế ban hành ngày 31/12/2020, có nội dung sửa đổi được thể hiện trong văn bản hợp nhất
Thông tư 11/2025/TT-BYT	Bộ Y tế ban hành ngày 16/5/2025, có hiệu lực từ 01/7/2025; quy định liên thông và cập nhật đầy đủ dữ liệu thực hiện từ 01/01/2026
Thông tư 31/2025/TT-BYT	Bộ Y tế ban hành ngày 01/7/2025, hướng dẫn Luật Dược và Nghị định 163/2025/NĐ-CP
Văn bản hợp nhất 11/VBHN-BYT	Tài liệu đối chiếu nội dung quy định GPP và các sửa đổi được hợp nhất