Quy trình bán thuốc theo đơn bắt đầu từ tiếp nhận, kiểm tra đơn, sau đó đối chiếu, chuẩn bị thuốc, hướng dẫn sử dụng và hoàn tất ghi nhận. Với dược sĩ bán hàng, điều cần nắm không chỉ là trình tự thao tác mà còn là cách nhận diện những điểm phải xác minh trước khi giao thuốc. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp trình tự thực hiện từng bước tại nhà thuốc, kèm tình huống giao tiếp và bảng kiểm để người đọc tự rà soát.
6 bước nên có trong quy trình bán thuốc theo đơn tại nhà thuốc
| Bước | Công việc trọng tâm | Điểm cần làm rõ trước khi tiếp tục |
| 1. Tiếp nhận | Xác định người dùng và thông tin đơn | Đơn thuộc về ai, có đủ thông tin để kiểm tra không? |
| 2. Kiểm tra | Đối chiếu đơn và thông tin sử dụng thuốc | Có nội dung nào chưa rõ hoặc cần trao đổi chuyên môn không? |
| 3. Đối chiếu | Xác định thuốc sẵn có và chi phí | Thuốc dự kiến giao có phù hợp với đơn không? |
| 4. Chuẩn bị | Lấy thuốc, bao gói, ghi nhãn và kiểm tra lại | Thuốc thực tế có khớp thông tin đã đối chiếu không? |
| 5. Hướng dẫn | Giải thích cách dùng, bảo quản và lưu ý | Người mua đã hiểu những nội dung thiết yếu chưa? |
| 6. Hoàn tất | Thanh toán, ghi nhận và lưu thông tin | Dữ liệu đã phản ánh đúng thuốc thực tế được giao chưa? |
Quy trình bán thuốc theo đơn tại nhà thuốc gồm những bước nào?
Quy trình bán hàng được dựa vào Thông tư 26/2025/TT-BYT, giúp dược sĩ nhà thuốc thực hiện và kiểm tra công việc nhất quán, không phải cách chia bước bắt buộc. Dù vậy, đây là quy trình tập trung vào bán thuốc hóa dược, sinh phẩm theo đơn ngoại trú. Các thuốc phải kiểm soát đặc biệt (ví dụ như đơn “N” dùng cho thuốc gây nghiện, đơn “H” dùng cho thuốc hướng thần và thuốc tiền chất) cần áp dụng quy trình riêng.
Bước 1. Tiếp nhận đơn thuốc
Xác định người sử dụng thuốc
Khi khách đưa đơn, nên xác nhận họ mua cho bản thân hay người khác trước khi hỏi thêm những thông tin liên quan đến sử dụng thuốc. Câu hỏi mở đầu có thể là: “Anh/chị mua thuốc cho mình hay người nhà, và người dùng có đang sử dụng thêm thuốc nào khác không?”
Nếu người mua hộ không nắm được thông tin cần thiết, hãy đề nghị họ liên hệ người dùng hoặc người chăm sóc để xác nhận. Việc suy đoán tuổi, bệnh đang điều trị hoặc thuốc đang dùng từ người đứng mua có thể khiến những bước kiểm tra sau đó đi sai hướng.
Xác định thông tin đơn thuốc
Với đơn điện tử, dược sĩ cần xác định thông tin được cung cấp có cho phép truy xuất và đối chiếu đúng đơn của người bệnh hay không. Theo Điều 10 Thông tư 26/2025/TT-BYT, đơn điện tử đáp ứng yêu cầu về lập, hiển thị, ký số, chia sẻ, lưu trữ và nội dung có giá trị pháp lý tương đương đơn giấy.
Theo chú thích 1 Phụ lục I, mã đơn gồm 14 ký tự, kể cả dấu gạch nối, theo cấu trúc xxxxxyyyyyyy-z: 5 ký tự mã cơ sở khám bệnh, chữa bệnh; 7 ký tự ngẫu nhiên; dấu gạch nối; ký tự cuối chỉ loại đơn (N: gây nghiện; H: hướng thần, tiền chất; C: đơn khác). Điểm đ khoản 6 Điều 12 quy định cơ sở khám bệnh, chữa bệnh gửi đơn điện tử hoặc mã đơn cho người bệnh, nên khách có thể chỉ cung cấp mã để tra cứu.
Dược sĩ cần truy xuất mã trên hệ thống cơ sở đang sử dụng, đối chiếu người bệnh, cơ sở và người kê, ngày kê, nội dung thuốc, lời dặn và trạng thái đơn. Không xem việc mã có đúng 14 ký tự là đủ để chứng minh đơn hợp lệ. Khi bán theo đơn điện tử, GPP yêu cầu cập nhật mã đơn vào hệ thống có kết nối, liên thông với hệ thống của Bộ Y tế; số lượng bán không nhiều hơn số lượng trong đơn và không bán đơn đã hết hạn (Phụ lục I-1a, mục III.2.đ).
Bước 2. Kiểm tra đơn và rà soát thông tin sử dụng thuốc
Kiểm tra đơn nên tách thành hai việc: đối chiếu thông tin của đơn và rà soát những vấn đề sử dụng thuốc cần làm rõ. Cách tách này giúp người mới học tránh tình trạng chỉ nhìn tên thuốc rồi bỏ qua các thông tin quyết định cách xử lý.
Người kê đơn thuộc đối tượng bác sĩ hoặc y sĩ có chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề khám bệnh, chữa bệnh theo Điều 2 Thông tư 26/2025/TT-BYT. Cần đối chiếu thông tin người kê và cơ sở, đồng thời kiểm tra các nội dung theo Điều 6 và mẫu đơn áp dụng; không chỉ nhìn tên thuốc.
Các nội dung cần có trên đơn
| Nội dung kiểm tra | Yêu cầu và điểm cần lưu ý |
| Mã đơn thuốc | 14 ký tự theo cấu trúc tại Phụ lục I; ký tự cuối N, H hoặc C |
| Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh | Tên đơn vị, địa chỉ, điện thoại theo mẫu |
| Họ tên người bệnh | Đối chiếu với người sử dụng thực tế |
| Số định danh cá nhân / CCCD / căn cước / hộ chiếu | Ghi nếu có, theo khoản 2 Điều 6 |
| Ngày sinh, giới tính | Theo mẫu; lưu ý trường hợp đã cung cấp số định danh nêu dưới bảng |
| Cân nặng | Bắt buộc với trẻ dưới 72 tháng tuổi |
| Mã số bảo hiểm y tế | Ghi nếu có |
| Nơi thường trú / tạm trú / ở hiện tại | Đối chiếu khoản 3 Điều 6 và lưu ý về số định danh |
| Chẩn đoán | Có thông tin chẩn đoán trên đơn |
| Thuốc điều trị | Đủ tên thuốc, nồng độ hoặc hàm lượng, số lượng hoặc thể tích và hướng dẫn dùng |
| Lời dặn | Dinh dưỡng, sinh hoạt; lịch tái khám nếu cần; khuyến cáo thời hạn mua thuốc nếu có |
| Ngày kê, chữ ký và họ tên người kê | Theo loại đơn; đơn điện tử phải đáp ứng yêu cầu ký số |
| Trẻ dưới 72 tháng tuổi | Ghi số tháng tuổi, cân nặng và họ tên người đưa trẻ đến khám |
Lưu ý thông tin khi đối chiếu
Khi đối chiếu phần thuốc, cần áp dụng các quy tắc ghi tại Điều 6:
· Thuốc một hoạt chất: ghi tên chung quốc tế (INN), hoặc INN kèm tên thương mại trong ngoặc. Thuốc nhiều hoạt chất hoặc sinh phẩm: ghi tên thương mại.
· Nội dung dùng thuốc phải có liều mỗi lần, số lần trong ngày, đường dùng, thời điểm dùng và số ngày sử dụng, bên cạnh tên, nồng độ/hàm lượng, số lượng hoặc thể tích.
· Thuốc độc ghi trước các thuốc khác; số lượng nhỏ hơn 10 có số 0 phía trước.
· Số ngày dùng mỗi thuốc thông thường tối đa 30 ngày, trừ trường hợp tại điểm b khoản 8 Điều 6 và các Điều 7, 8, 9. Với bệnh thuộc Phụ lục VII, người kê quyết định theo tình trạng người bệnh, tối đa 90 ngày; không phải mọi đơn điều trị dài ngày đều được kê 90 ngày. 1
Phân biệt số ngày điều trị với thời hạn lĩnh thuốc: Điểm b khoản 9 Điều 12 quy định người bệnh hoặc người đại diện có trách nhiệm lĩnh thuốc trong tối đa 05 ngày kể từ ngày kê. Điểm c khoản 8 Điều 12 và chú thích 7 Phụ lục I quy định việc khuyến cáo thời hạn mua thuốc ở phần lời dặn. Riêng bán theo đơn điện tử, GPP mục III.2.đ yêu cầu không bán đơn đã hết hạn. Ba nội dung này cần được kiểm tra cùng nhau; số ngày điều trị 30 hoặc 90 ngày không phải thời gian để tùy ý mang đơn đi mua.
Dữ liệu liên quan cần hỏi
Sau phần thông tin đơn, cần hỏi thêm những dữ liệu liên quan để người có chuyên môn đánh giá việc sử dụng thuốc trong hoàn cảnh cụ thể. Bảng dưới đây là gợi ý tổ chức câu hỏi và tra cứu, không thay thế việc đánh giá chuyên môn đối với từng người bệnh.
| Nội dung rà soát | Cách khai thác tại quầy | Khi cần làm rõ thêm |
| Dị ứng hoặc phản ứng trước đây | Hỏi tên thuốc, biểu hiện đã gặp và thời điểm xảy ra | Người mua chỉ nhớ “dị ứng thuốc” nhưng không rõ thuốc nào |
| Thuốc, sản phẩm đang dùng | Đề nghị cung cấp tên hoặc hình ảnh bao bì để đối chiếu | Có nhiều sản phẩm nhưng chưa xác định được thành phần |
| Liều, đường dùng, thời điểm dùng | Đối chiếu nội dung đơn với tài liệu chuyên môn phù hợp | Thông tin thiếu, khó đọc hoặc có điểm cần xác nhận |
| Trùng hoạt chất, tương tác | Tra cứu sau khi có danh sách thuốc đủ rõ | Cảnh báo cần đánh giá mức độ và ý nghĩa trong trường hợp cụ thể |
| Yếu tố liên quan của người dùng | Hỏi thêm về thai kỳ, cho con bú hoặc bệnh nền khi có liên quan | Thiếu thông tin cần thiết để đánh giá |
Theo GPP, Phụ lục I-1a, mục III.2.c, khi đơn không rõ tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng hoặc có sai phạm về pháp lý, chuyên môn, ảnh hưởng đến sức khỏe người bệnh, người bán lẻ phải thông báo lại cho người kê đơn. Người bán lẻ có quyền từ chối bán khi đơn không hợp lệ, có sai sót hoặc nghi vấn, hoặc được kê không nhằm mục đích chữa bệnh.
Dược sĩ không nên kết luận đơn thuốc sai chỉ vì cách dùng khác với tình huống đã gặp trước đó hoặc phần mềm xuất hiện một cảnh báo. Điều cần làm là xác định câu hỏi chuyên môn cụ thể, tra cứu nguồn phù hợp và trao đổi với người kê đơn khi cần.
Bước 3. Đối chiếu thuốc sẵn có và thống nhất với người mua
Khi các thông tin cần thiết đã rõ, dược sĩ đối chiếu thuốc có tại nhà thuốc với đơn và thông báo số lượng, chi phí dự kiến. Thuốc phải được niêm yết giá theo quy định và không bán cao hơn giá niêm yết (GPP, Phụ lục I-1a, mục III.2.a). 3 Nên trình bày khoản nào có sẵn, khoản nào còn thiếu để người mua hiểu trước khi thuốc được chuẩn bị.
Thay thế thuốc không phải quyền mặc nhiên của mọi nhân viên bán hàng. Trong phạm vi nhà thuốc, điểm đ khoản 1 Điều 47 Luật Dược quy định người có Bằng dược sĩ được thực hiện việc này nếu thuốc thay có cùng hoạt chất, đường dùng và liều lượng; người mua phải đồng ý, người thay chịu trách nhiệm. 2
“Bằng dược sĩ” là bằng tốt nghiệp đại học ngành dược theo điểm a khoản 1 Điều 13 Luật Dược; bằng cao đẳng ngành dược được quy định thành loại riêng. Không suy rộng đoạn hướng dẫn thay thế tại nhà thuốc này sang quầy thuốc, vốn có quy định áp dụng riêng. 2
Quy định trên không nên được rút gọn thành “cùng hoạt chất là đổi được”, bởi người thực hiện vẫn phải xem xét tính phù hợp của sản phẩm cụ thể. Nếu còn nghi vấn về dạng bào chế hoặc cách sử dụng, hãy chuyển đánh giá chuyên môn trước khi giải thích phương án cho người mua.
Sự đồng ý của khách cần dựa trên thông tin rõ ràng về thuốc dự kiến giao, không chỉ là câu hỏi chung “đổi loại khác được không”. Sinh viên hoặc nhân viên chưa đủ thẩm quyền không tự quyết định thay thuốc để xử lý tình huống thiếu hàng.
Bước 4. Chuẩn bị, bao gói và kiểm tra thuốc trước khi giao
Khi lấy thuốc, nên đối chiếu trực tiếp nhãn sản phẩm với thông tin đã kiểm tra, thay vì nhận diện chỉ bằng màu hộp hoặc vị trí trên kệ. Những thuốc có tên gần giống hoặc bao bì tương tự cần được chú ý trong lượt kiểm tra cuối.
Có thể dùng một lượt đối chiếu ngắn gồm tên thuốc, hàm lượng hoặc nồng độ, dạng bào chế, số lượng, hạn dùng và tình trạng bao bì. Khi giao thuốc, cần kiểm tra chất lượng bằng cảm quan theo GPP, Phụ lục I-1a, mục III.2.a; chú ý dấu hiệu bất thường nhìn thấy được của thuốc và bao bì. 3 Nếu phát hiện thuốc khác với lựa chọn đã thống nhất, cần quay lại làm rõ trước khi tiếp tục giao cho người mua.
Theo GPP, thuốc bán lẻ không còn bao bì ngoài phải được ghi tên, dạng bào chế, nồng độ hoặc hàm lượng; nếu không kèm đơn, cần thêm liều, số lần và cách dùng. Khi ra lẻ làm mất bao bì tiếp xúc trực tiếp, đồ bao gói phải kín khí, đủ cứng bảo vệ thuốc và có nút kín. 3
Ngoài yêu cầu ghi nhãn, nên sắp xếp thuốc sao cho người mua có thể nhận biết từng loại khi nghe hướng dẫn và khi sử dụng tại nhà. Tránh để phần ghi chú che mất thông tin cần đọc hoặc khiến người dùng nhầm thuốc uống với thuốc dùng ngoài.
Bước 5. Giao thuốc và hướng dẫn người mua sử dụng
Phần hướng dẫn nên theo từng thuốc, bắt đầu bằng cách nhận biết sản phẩm rồi mới giải thích cách sử dụng và những lưu ý liên quan. Nếu người mua phải nghe nhiều thông tin cùng lúc, có thể chia thành từng nhóm nhỏ và kiểm tra lại sau mỗi nhóm.
Nội dung giải thích cần bám đơn và tài liệu thuốc đã được phê duyệt, không tự thêm cách dùng theo thói quen bán hàng. Bảng dưới đây là gợi ý để tổ chức buổi tư vấn, còn hướng dẫn cụ thể phải phù hợp với từng sản phẩm.
| Nội dung | Cách trình bày dễ hiểu |
| Cách dùng | Giải thích lượng dùng mỗi lần, số lần, đường dùng và thời điểm theo chỉ định |
| Thời gian sử dụng | Làm rõ thời gian được kê, tránh để khách hiểu số lượng mua chính là số ngày dùng |
| Lưu ý cần thiết | Ưu tiên thông tin có liên quan trực tiếp đến thuốc và hoàn cảnh người dùng |
| Bảo quản | Giải thích theo nhãn, kể cả điều kiện sau mở nắp hoặc pha nếu có |
| Khi có thắc mắc | Chỉ rõ cách liên hệ để được làm rõ; hướng dẫn tìm trợ giúp y tế khi cần |
Thay vì chỉ hỏi “đã hiểu chưa”, có thể đề nghị người mua nhắc lại cách dùng bằng lời của họ để kiểm tra cách mình giải thích. Chẳng hạn: “Để tôi kiểm tra phần hướng dẫn đã rõ, anh/chị nhắc lại giúp thuốc này dùng vào lúc nào và mỗi lần bao nhiêu nhé.”
Nếu câu trả lời chưa đúng, nên giải thích lại điểm đang nhầm và đối chiếu trực tiếp với thuốc, thay vì lặp toàn bộ nội dung từ đầu. Với người mua hộ, cần chú ý cách chuyển hướng dẫn tới người dùng thực tế, chẳng hạn phần ghi chú dễ đọc đi kèm thuốc.
Không áp dụng một lời khuyên xử lý quên liều, một nhiệt độ bảo quản hoặc một danh sách kiêng dùng chung cho mọi thuốc. Nếu chưa có căn cứ cho câu hỏi cụ thể, hãy tra cứu hoặc chuyển người phù hợp trả lời trước khi đưa hướng dẫn.
Bước 6. Hoàn tất thanh toán, ghi nhận và lưu thông tin
Trước khi thanh toán, dược sĩ cần kiểm tra lại tên thuốc, số lượng thực tế giao và số tiền khách phải trả. Nếu khách chỉ mua một phần đơn, cần ghi rõ thuốc đã bán và phần chưa bán. Đồng thời, nhắc người mua cách liên hệ nhà thuốc khi cần hỏi thêm về cách dùng hoặc phản ánh vấn đề.
Sau đó, dược sĩ cập nhật giao dịch vào hệ thống và thực hiện liên thông dữ liệu theo yêu cầu áp dụng. Khi bán theo đơn điện tử, cần ghi nhận mã đơn và thông tin thuốc thực tế đã bán. Việc in hóa đơn không thay thế cho bước cập nhật dữ liệu.
Cuối cùng, lưu đơn và hồ sơ liên quan theo quy trình của cơ sở, đồng thời bảo mật thông tin người bệnh. Thời hạn lưu cần được xác định theo từng loại hồ sơ, không áp dụng chung một mốc cho mọi tài liệu.
Xử lý tình huống thường gặp khi bán thuốc theo đơn
Trong thực tế, một lượt bán có thể cần quay lại bước kiểm tra thay vì tiếp tục ngay đến chuẩn bị và giao thuốc. Những câu giao tiếp dưới đây là ví dụ giả định để hỗ trợ giải thích, không phải lời thoại bắt buộc hoặc tình huống thực tế của một cơ sở.
Đơn thiếu thông tin, khó đọc hoặc có điểm nghi vấn
Khi không đọc rõ một nội dung, hãy chỉ ra đúng điểm cần xác nhận, chẳng hạn tên thuốc, hàm lượng hoặc cách dùng đang chưa rõ. Đừng dùng trí nhớ về những đơn thường gặp để điền phần thiếu, ngay cả khi người mua nói đó là thuốc đã dùng nhiều lần.
Với các trường hợp nêu tại GPP, Phụ lục I-1a, mục III.2.c, phải thông báo lại người kê đơn; không tự điền nội dung còn thiếu. Người bán lẻ có quyền từ chối bán khi đơn không hợp lệ, có sai sót hoặc nghi vấn, hoặc kê không nhằm mục đích chữa bệnh. 3
Nên ghi ngắn câu hỏi cần trao đổi để người kê đơn hoặc người phụ trách chuyên môn có thể hiểu vấn đề mà không phải suy đoán lại. Trong lúc xác minh, giải thích cho khách vì sao phần thông tin đó ảnh hưởng trực tiếp đến việc lựa chọn và giao thuốc.
Gợi ý giao tiếp: “Phần hàm lượng này chưa đọc rõ, tôi cần xác nhận lại với nơi kê đơn trước khi chuẩn bị thuốc để tránh giao nhầm cho anh/chị.”
Khách đưa đơn cũ, ảnh chụp hoặc thông tin đơn điện tử chưa xác minh được
Đơn dùng cho một lần khám trước không tự trở thành căn cứ phù hợp cho lần mua mới chỉ vì người bệnh có triệu chứng giống nhau. Với ảnh chụp, cần xem nội dung có đầy đủ và xác minh được hay không, thay vì quyết định chỉ dựa vào việc ảnh nằm trên điện thoại.
Nếu khách chỉ có mã đơn, tra cứu mã và đối chiếu người bệnh, người kê, ngày kê, thuốc, số lượng, hướng dẫn và trạng thái đơn. Nếu mã chưa truy xuất được, có thể kiểm tra lại thông tin khách cung cấp và thực hiện bước xác minh theo hướng dẫn hệ thống của cơ sở. Không tự đánh dấu đã kiểm tra đơn hoặc bỏ qua những phần chưa rõ để hoàn tất giao dịch trong lúc phần mềm gặp lỗi.
Gợi ý giao tiếp: “Ảnh này chưa có đủ phần ngày kê và cách dùng, anh/chị giúp tôi mở bản đầy đủ hoặc liên hệ nơi kê đơn để kiểm tra lại nhé.”
Nhà thuốc không có thuốc được kê hoặc khách đề nghị đổi thuốc
Thiếu hàng và đề nghị đổi thuốc là hai tình huống cần hỏi rõ nguyên nhân, bởi phương án phù hợp có thể khác nhau giữa từng người mua. Có khách cần sản phẩm khác vì chi phí, có người khó sử dụng dạng thuốc được kê, cũng có trường hợp chỉ muốn mua nhãn quen.
Người đủ thẩm quyền cần xem xét điều kiện thay thế đã trình bày ở bước ba và giải thích phương án cụ thể trước khi nhận sự đồng ý. Nếu không xác định được phương án phù hợp, hãy thông báo phần chưa đáp ứng và hướng dẫn liên hệ nơi kê đơn hoặc tìm cơ sở có thuốc.
Gợi ý giao tiếp: “Nhà thuốc hiện chưa có đúng sản phẩm này, tôi sẽ nhờ dược sĩ phụ trách kiểm tra phương án phù hợp trước khi trao đổi thêm với anh/chị.”
Khách chỉ muốn mua một phần thuốc trong đơn
Trước tiên, cần hỏi khách đã có thuốc ở nhà, đã mua ở nơi khác hay đang định bỏ bớt thuốc vì chi phí hoặc thấy bệnh giảm. Những câu trả lời này giúp phân biệt nhu cầu mua bổ sung với việc người bệnh dự định tự thay đổi điều trị.
Nếu khách nói đã có thuốc, nên đề nghị cung cấp thông tin đủ rõ để đối chiếu, thay vì mặc nhiên xem thuốc ở nhà là phù hợp. Khi việc mua một phần có thể dẫn đến dùng thiếu hoặc thay đổi điều trị, cần chuyển trao đổi chuyên môn trước khi quyết định bước tiếp theo.
Phần thực tế bán phải được ghi nhận đúng, còn những khoản chưa giao cần được phân biệt để tránh hiểu nhầm đã hoàn tất cả đơn. Đây là nguyên tắc ghi nhận giao dịch, không phải khẳng định mọi loại thuốc đều được bán từng phần; thuốc có yêu cầu riêng phải xử lý theo quy trình tương ứng.
Gợi ý giao tiếp: “Anh/chị đã có sẵn những thuốc nào trong đơn, hay đang muốn dùng ít ngày hơn để tôi làm rõ trước khi chuẩn bị phần cần mua?”
Khách yêu cầu thuốc kê đơn nhưng không có đơn phù hợp
Yêu cầu mua theo tên, theo hộp cũ hoặc theo lời giới thiệu không làm thay đổi điều kiện bán của một thuốc kê đơn. Điểm c khoản 7 Điều 12 Thông tư 26/2025/TT-BYT yêu cầu có đơn theo quy định khi bán thuốc không thuộc danh mục thuốc không kê đơn. 1
Khi giải thích, nên nêu yêu cầu gắn với việc sử dụng thuốc và hướng dẫn bước tiếp theo để khách biết cần làm gì. Không chuyển sang “quy trình không kê đơn” hoặc tự viết một cách dùng mới để đáp ứng yêu cầu mua thuốc đó.
Gợi ý giao tiếp: “Thuốc này cần có đơn phù hợp trước khi bán, anh/chị vui lòng liên hệ nơi khám để được đánh giá và kê đơn nếu cần sử dụng.”
Khách chưa hiểu cách dùng hoặc phản ánh vấn đề sau khi nhận thuốc
Nếu người mua chưa hiểu, hãy xác định họ đang nhầm tên thuốc, số lần dùng hay thời điểm dùng để giải thích đúng chỗ cần sửa. Có thể viết lại hướng dẫn dễ đọc, chỉ trực tiếp từng thuốc và đề nghị họ nhắc lại phần vừa được làm rõ.
Khi nhận phản hồi sau bán, nên hỏi thuốc đã dùng, cách dùng thực tế, thời điểm phát sinh và biểu hiện người bệnh đang gặp. Những thông tin này cần được chuyển cho người phù hợp đánh giá; không kết luận ngay nguyên nhân là thuốc hoặc tự đề xuất đổi sang sản phẩm khác.
Nếu người bệnh đang có biểu hiện nghiêm trọng, ưu tiên hướng dẫn tìm trợ giúp y tế ngay, không để họ chờ hoàn tất việc đối chiếu giao dịch. Trường hợp nghi giao nhầm hoặc sai thông tin, cần báo người chịu trách nhiệm chuyên môn và xử lý theo quy trình sự cố của cơ sở.
Gợi ý giao tiếp: “Anh/chị cho biết thuốc đã dùng, cách dùng và biểu hiện đang gặp để tôi chuyển dược sĩ phụ trách đánh giá, đồng thời hướng dẫn bước tiếp theo phù hợp.”
Quy trình bán thuốc không kê đơn khác gì với bán thuốc theo đơn?
Điểm phân biệt nằm ở căn cứ bán và cách đánh giá nhu cầu, không nằm ở việc người mua có mang theo một tờ giấy hay không. Khách không mang đơn không đồng nghĩa thuốc họ yêu cầu là thuốc không kê đơn, vì vậy phải xác định đúng loại thuốc trước khi lựa chọn quy trình.
Bảng dưới đây giúp người học phân biệt trọng tâm công việc, không trình bày toàn bộ hướng dẫn bán thuốc không kê đơn. Cả hai quy trình đều cần tư vấn phù hợp, kiểm tra thuốc thực tế và ghi nhận theo yêu cầu áp dụng.
| Tiêu chí | Bán thuốc theo đơn | Bán thuốc không kê đơn |
| Đầu vào | Đơn của người bệnh và thông tin sử dụng thuốc liên quan | Nhu cầu, triệu chứng hoặc yêu cầu mua sản phẩm |
| Căn cứ lựa chọn | Nội dung đơn; điều kiện thay thế nếu có | Phân loại thuốc và đánh giá tính phù hợp trong phạm vi tư vấn |
| Trọng tâm kiểm tra | Thông tin đơn, thuốc dự kiến giao và điểm cần xác minh | Ai dùng, gặp vấn đề gì, diễn biến và những yếu tố liên quan |
| Giới hạn | Không tự sửa chỉ định điều trị để đáp ứng giao dịch | Không tự mở rộng sang thuốc kê đơn khi khách thiếu đơn |
| Khi cần đi khám | Vấn đề cần người kê đơn đánh giá lại hoặc tình trạng cần trợ giúp y tế | Vấn đề vượt phạm vi tự chăm sóc hoặc cần chẩn đoán |
| Công việc chung | Hướng dẫn sử dụng, kiểm tra thuốc và hoàn tất ghi nhận | Hướng dẫn sử dụng, kiểm tra thuốc và hoàn tất ghi nhận |
Với quy trình bán thuốc không kê đơn, việc hỏi triệu chứng không có nghĩa người bán được tự quyết định mọi phương án điều trị. Nếu thông tin cho thấy cần khám hoặc chưa đủ cơ sở lựa chọn thuốc, bước phù hợp là giải thích và hướng dẫn người mua tìm hỗ trợ chuyên môn.
Bảng kiểm thực hành quy trình bán thuốc theo đơn
Bảng kiểm giúp ghi lại những việc đã làm và những điểm còn vướng trong một lượt bán, đặc biệt khi học hoặc rà soát thao tác. Đây là công cụ gợi ý để đối chiếu với quy trình cơ sở, không phải biểu mẫu pháp lý bắt buộc hay xác nhận lượt bán đã đạt yêu cầu.
Bảng kiểm cho một lượt bán thuốc theo đơn
Mỗi dòng nên được đánh dấu theo tình trạng thực tế, kèm ghi chú đủ để người khác hiểu nội dung cần tiếp tục xử lý. Chỉ chọn “không áp dụng” khi tiêu chí không liên quan đến tình huống, không dùng lựa chọn này để bỏ qua thông tin chưa biết.
| Nội dung rà soát | Đã thực hiện | Cần xác minh | Không áp dụng | Ghi chú |
| Xác định người mua và người sử dụng | ☐ | ☐ | ☐ | |
| Tiếp nhận thông tin đơn đủ để đối chiếu | ☐ | ☐ | ☐ | |
| Đối chiếu ngày kê, mốc lĩnh thuốc, lời dặn thời hạn mua và trạng thái đơn; ghi điểm cần xác nhận theo SOP đã duyệt | ☐ | ☐ | ☐ | |
| Xác minh người kê và mã đơn; cập nhật hệ thống khi bán theo đơn điện tử | ☐ | ☐ | ☐ | |
| Kiểm tra số lượng bán không vượt số lượng trong đơn điện tử | ☐ | ☐ | ☐ | |
| Kiểm tra giá niêm yết và giá bán | ☐ | ☐ | ☐ | |
| Đối chiếu thông tin thuốc và hướng dẫn trên đơn | ☐ | ☐ | ☐ | |
| Khai thác thông tin sử dụng thuốc liên quan | ☐ | ☐ | ☐ | |
| Làm rõ hoặc chuyển xử lý điểm nghi vấn | ☐ | ☐ | ☐ | |
| Xác định thuốc sẵn có và trao đổi chi phí | ☐ | ☐ | ☐ | |
| Kiểm tra điều kiện, thẩm quyền nếu thay thuốc | ☐ | ☐ | ☐ | |
| Đối chiếu thuốc thực tế và kiểm tra chất lượng bằng cảm quan trước khi giao | ☐ | ☐ | ☐ | |
| Kiểm tra bao gói và thông tin nhãn | ☐ | ☐ | ☐ | |
| Hướng dẫn cách dùng, bảo quản và lưu ý | ☐ | ☐ | ☐ | |
| Kiểm tra người mua hiểu hướng dẫn thiết yếu | ☐ | ☐ | ☐ | |
| Đối chiếu giao dịch với thuốc đã giao | ☐ | ☐ | ☐ | |
| Hoàn tất ghi nhận, lưu trữ và cập nhật áp dụng | ☐ | ☐ | ☐ | |
| Phân biệt phần chưa hoàn tất, nếu có | ☐ | ☐ | ☐ |
Cách sử dụng bảng kiểm khi học và làm việc tại quầy
Dược sĩ có thể dùng bảng để rà soát một lượt bán vừa thực hiện, chú ý những dòng thường bị bỏ sót hoặc phải xác minh nhiều lần. Với sinh viên, nên bắt đầu bằng tình huống giả định và giải thích lý do cho từng lựa chọn trước khi trao đổi cùng người hướng dẫn.
Khi đánh dấu “cần xác minh”, hãy ghi cụ thể câu hỏi, người cần trao đổi và điều kiện cần đáp ứng trước khi tiếp tục. Nếu vẫn còn điểm ảnh hưởng đến quyết định giao thuốc chưa rõ, việc tích đầy những ô khác không thay thế được bước xử lý đó.
Hãy chọn một tình huống bán thuốc theo đơn, dùng bảng kiểm để rà soát và ghi lại điểm chưa rõ nhằm trao đổi với người hướng dẫn hoặc người phụ trách phù hợp.
Câu hỏi thường gặp về quy trình bán thuốc theo đơn
Quy trình bán thuốc theo đơn có bắt buộc đúng 6 bước không?
Không có yêu cầu chung rằng mọi nhà thuốc phải chia quy trình bán thuốc theo đơn thành đúng sáu bước. Nhà thuốc cần xây dựng và thực hiện quy trình thao tác chuẩn bằng văn bản, đáp ứng các yêu cầu chuyên môn và quy định áp dụng. Sáu bước trong bài là cách hệ thống hóa công việc để người đọc dễ học và thực hành.
Đơn kê thuốc dùng trong 90 ngày có thể mang đi mua bất kỳ lúc nào không?
Không, số ngày sử dụng thuốc không phải thời hạn lĩnh thuốc. Thông tư 26/2025/TT-BYT cho phép kê tối đa 90 ngày trong những trường hợp đáp ứng điều kiện, nhưng quy định lĩnh thuốc tối đa 05 ngày kể từ ngày kê. Vì vậy, dược sĩ cần kiểm tra riêng ngày kê và thời gian điều trị.
Đơn thuốc điện tử có giá trị như đơn giấy không?
Có, nếu đơn thuốc điện tử đáp ứng yêu cầu về lập, hiển thị, ký số, chia sẻ, lưu trữ và đầy đủ nội dung theo Điều 10 Thông tư 26/2025/TT-BYT. Mã đơn có 14 ký tự, kể cả dấu gạch nối; ký tự cuối là N, H hoặc C để phân biệt loại đơn. Người bệnh có thể nhận đơn điện tử hoặc mã đơn từ cơ sở khám bệnh, chữa bệnh theo điểm đ khoản 6 Điều 12.
Dược sĩ cao đẳng có được tự thay thế thuốc trong đơn tại nhà thuốc không?
Không, bằng cao đẳng ngành dược không đáp ứng điều kiện văn bằng để thực hiện quyền thay thế thuốc theo điểm đ khoản 1 Điều 47 Luật Dược. Quyền này dành cho người có bằng tốt nghiệp đại học ngành dược, với thuốc thay thế đáp ứng điều kiện luật định. Việc thay thế còn cần sự đồng ý của người mua và người thực hiện phải chịu trách nhiệm về thay đổi.
Nếu thấy liều dùng trên đơn có vấn đề, người bán thuốc có được tự sửa không?
Không, dược sĩ không được tự thay đổi liều dùng mà người kê đơn đã chỉ định. Nếu thấy liều dùng có điểm bất thường hoặc chưa rõ, dược sĩ cần liên hệ người kê đơn để xác minh trước khi bán. Nếu cần điều chỉnh, người kê đơn phải lập đơn mới thay cho đơn cũ.
Nhà thuốc có được từ chối bán thuốc theo đơn không?
Có. Theo Thông tư 02/2018/TT-BYT, Phụ lục I-1a, mục III.2.c trong nội dung GPP đã được sửa đổi, người bán lẻ có quyền từ chối bán khi đơn không hợp lệ, có sai sót hoặc nghi vấn, hoặc không nhằm mục đích chữa bệnh. Khi đơn không rõ tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng hoặc có sai phạm về pháp lý, chuyên môn, ảnh hưởng đến sức khỏe người bệnh, phải thông báo lại người kê đơn.
Khi nhận đơn điện tử, dược sĩ cần xác minh những gì?
Dược sĩ cần tra cứu mã đơn để kiểm tra đúng người bệnh, cơ sở khám chữa bệnh, người kê và ngày kê đơn. Đồng thời, cần đối chiếu tên thuốc, hàm lượng hoặc nồng độ, số lượng, cách dùng, lời dặn và trạng thái đơn trên hệ thống. Nếu chưa tra cứu được hoặc thông tin chưa rõ, cần xác minh lại theo quy trình của cơ sở trước khi bán thuốc, không tự đánh dấu đơn đã được kiểm tra.
Nội dung phục vụ học tập và tham khảo thực hành, không thay thế đánh giá trên từng người bệnh, SOP được cơ sở phê duyệt hoặc việc rà soát pháp lý. Sinh viên thực hành theo hướng dẫn và phạm vi được phân công.
Tài liệu tham khảo
Ngày đối chiếu: 12/10/2026. Các liên kết trong bài dẫn đến văn bản để người đọc tra cứu điều, khoản được nêu.
1. Thông tư 26/2025/TT-BYT ngày 30/06/2025 của Bộ Y tế, hiệu lực 01/07/2025: Điều 2, 6, 10–14; Phụ lục I–III, VII.
2. Luật Dược — Văn bản hợp nhất 76/VBHN-VPQH ngày 25/03/2026: điểm a khoản 1 Điều 13; điểm đ khoản 1 Điều 47. Văn bản gốc gồm Luật Dược 105/2016/QH13 ngày 06/04/2016 của Quốc hội và các luật sửa đổi, trong đó có Luật 44/2024/QH15 ngày 21/11/2024.
3. Thông tư 02/2018/TT-BYT và nội dung GPP đã sửa đổi — bản hợp nhất để tra cứu. Căn cứ: Thông tư 02/2018/TT-BYT ngày 22/01/2018; Thông tư 12/2020/TT-BYT ngày 22/06/2020; Thông tư 11/2025/TT-BYT ngày 16/05/2025, đều do Bộ Y tế ban hành. Phần áp dụng cho nhà thuốc: Phụ lục I-1a, mục II.3, II.4 và III.2.a, c, đ; lộ trình liên thông tại Điều 5 Thông tư 11/2025. Bản PDF tra cứu để trống số và ngày xác thực, nên không lấy tên tệp làm số hiệu văn bản hợp nhất.
4. Thông tư 33/2025/TT-BYT ngày 01/07/2025 của Bộ Y tế và phụ lục thời hạn lưu trữ, hiệu lực 01/07/2025: Điều 1, Điều 2 và phụ lục. Bài chưa xác định số năm lưu đơn thuốc tại cơ sở bán lẻ do cần xác nhận nhóm hồ sơ áp dụng.
Nguồn tham khảo
- Thông tư 26/2025/TT-BYT , Bộ Y tế, 01/07/2025 Nguồn chính thức
Biên soạn
Kiểm duyệt nội dung
Dược sĩ Nguyễn Tiến Dũng đã trải qua nhiều vị trí khác nhau liên quan đến nghiên cứu lâm sàng, kinh doanh, truyền thông và marketing trong lĩnh vực dược phẩm, mỹ phẩm và thực phẩm chức năng
Kiểm duyệt chuyên môn
Cố vấn chuyên môn
Dược sĩ Nguyễn Thị Hồng Vân có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dược, dược mỹ phẩm và mỹ phẩm. Hiện chị giữ vai trò Giám đốc điều hành Hệ thống Nhà Thuốc Việt, đồng thời tham gia tư vấn sức khỏe, chăm sóc da và các hoạt động chia sẻ kiến thức chuyên môn.
